Cara Menggunakan Icon Sets Excel [Panduan Mendalam]

Perhatian! Panduan ini bukan sekedar artikel super singkat yang menunjukkan cara menggunakan icon sets di Excel itu harus “klik-ini klik-itu dan seterusnya”.

Sejujurnya… Bosen kalau konten itu-itu aja. Minim ilmu yang didapatkan.

Jadi, Saya akan membahas fitur Icon Sets Microsoft Excel sampai ke akar-akarnya. Termasuk bagaimana cara menggunakan kriteria khusus dalam menampilkan icon berdasarkan data Anda.

Oh ya, bagi Anda yang belum tahu seperti apa itu icon sets di Excel, coba perhatikan icon kecil yang tampil dalam beberapa cell berikut:

Dengan adanya icon set yang tampil di dalam cell, Anda bisa mengetahui gambaran data tertinggi dan terendah, maupun meningkat dan menurun.

Bukan itu saja, masih banyak manfaat lain yang bisa Anda dapatkan. Mari kita mulai…

Cara Menggunakan Icon Sets Excel

Sebagai contoh sederhana, Saya memiliki data angka acak pada kolom B. Kemudian, untuk menampilkan icon sets dari sekumpulan data ini, silahkan ikuti tahap-tahap berikut:

1. Pilih (blok) range data yang akan menampilkan icon sets.
2. Klik Tab Home pada Ribbon.
3. Klik conditional formatting.
4. Arahkan kursor ke Icon Sets kemudian pilih salah satu jenis icon. Ini hasilnya:

Jika dibaca dengan cepat, icon set diatas bisa menunjukkan kepada Anda beberapa nilai tertinggi, tengah dan terendah dari range data.

Namun timbul banyak sekali pertanyaan:

• Apa dasar perhitungan yang dilakukan Excel untuk menentukan batas kriteria antara icon hijau, orange, dan merah ?
• Bagaimana jika Saya memiliki kriteria tertentu, bisakah Saya menyesuaikan icon ?
• Bisakah Saya hanya menampilkan 2 icon saja untuk melihat pertumbuhan data ?

Masih banyak tujuan-tujuan lain yang belum terjawab. Oleh karena itu, pahami dahulu dasar perhitungan icon sets Excel berikut:

Dasar Perhitungan Icon Sets Excel

Secara default, untuk 3 icon, Excel menggunakan persentase >=67% dan <33% untuk batas nilai tertinggi dan terendah dengan rumus berikut:

Batas Nilai 3 Icon Sets:
Nilai Tertinggi >= min+0.67*(max-min)
Nilai Tertinggi < min+0.33*(max-min)

Penting! MAX & MIN merupakan nilai tertinggi dan terendah dari rentang data.

Berdasarkan contoh pertama, rumus ini akan menampilkan icon sets dengan batas seperti berikut:

• Icon Panah keatas >= 60+0.67×(174-60) = 60+76.38 = 136.38.
• Icon Panah kebawah < 60+0.33×(174-60) = 60+37.62 = 97.62.

Jadi icon panah hijau keatas akan tampil untuk angka yang >=136.38. Icon panah merah kebawah hanya untuk angka yang <97.62. Sementara angka >=97.62 sampai <136.38 akan menampilkan icon panah kekanan warna orange.

Coba kita buktikan… Perhatikan nilai pada kolom E yang sudah diurutkan dari terbesar ke terkecil berikut:

Lihat setiap batas antara icon merah dan orange (C₁₁ ke C₁₀) serta orange dengan merah (C₈ ke C₇). Perubahan icon sets sesuai dengan rumus diatas.

Beruntungnya, Anda juga bisa menggunakan kriteria sendiri. Mari kita coba…

Menyesuaikan Kriteria Icon Sets

Anda juga bisa menyesuaikan kriteria dalam membuat icon sets dari sekelompok data. Caranya, pilih range data kemudian buka window New Formatting Rule melalui Tab Home > Conditional Formatting > New Rule… seperti gambar berikut:

Pastikan Anda memilih Type Rule: Format all cells based on their values. Kemudian ubah format Style menjadi Icon Sets dan tentukan jenis icon.

Jika Anda mencentang Show icon only, maka Excel akan menyembunyikan nilai di dalam cell dan hanya menampilkan icon saja.

Anda juga bisa membalikkan urutan icon dengan cara klik “Reverse Icon Order” seperti gambar berikut:

Sementara itu, untuk menggunakan kriteria sendiri, Anda bisa menyesuaikan nilai pada kolom Value dan Type.

Note: Dalam kolom Type, Anda bisa menentukan jenis kriteria (number, percent, formula, atau percentile).

Sebagai contoh, Saya akan menggunakan kriteria berdasarkan Number yaitu: Nilai >=150 menggunakan Panah hijau keatas.

Sedangkan nilai <150 dan >=100 menggunakan Panah orange ke kanan. Hasilnya akan tampak seperti ini:

Nah loh.. kenapa panah merah kebawah tetap tampil ? Padahal Saya tidak menyebutkannya di dalam kriteria…

Jika ini yang membuat Anda ragu… Perhatikan kembali kriteria yang Saya gunakan:

• Nilai >=150 adalah panah hijau keatas.
• Nilai <150 dan >=100 adalah panah orange kekanan.

Kriteria ke 2 menjadi kuncinya… Karena kriteria ke dua akan membatasi nilai mulai dari 100 sampai lebih kecil dari 150.

Berhubung Saya menggunakan 3 icon sets (hijau, orange dan merah), maka tersisa 1 icon lagi…

Sementara itu, Saya tidak menentukan kriteria apapun untuk nilai yang lebih kecil dari 100. Oleh karena itu, Excel akan menerapkan icon panah merah kebawah ke nilai yang <100.

Penting! Ada baiknya pahami juga jenis-jenis operator perbandingan logika di Excel. Saya yakin bisa memberikan insight berharga untuk Anda.

Namun, jika Anda hanya ingin menggunakan 2 icon, coba perhatikan contoh berikut:

Trik Menampilkan 2 Icon Saja

Secara default, Excel hanya menyediakan 3 hingga 5 icon sets saja. Jadi butuh sedikit trik untuk menampilkan 2 icon saja tanpa mempertimbangkan icon ke 3 ke dalam kriteria.

Salah satu tujuan menampilkan 2 icon sets ini biasanya untuk icon “ceklis” dan “silang” atau “up” dan “down”.

Misalnya, Saya ingin membuat icon ceklis untuk invoice yang sudah lunas dan silang untuk invoice yang belum lunas.

Biasanya, ketika ingin melakukan uji logika (seperti menentukan lunas / belum lunas), kita bisa menggunakan bantuan Fungsi IF.

Jika menggunakan contoh ini, Anda mungkin akan membuat fungsi IF menghasilkan teks (Lunas / Belum Lunas). Sedangkan icon sets Excel (secara default) hanya berlaku untuk data berupa angka valid.

Ini dilema yang cukup membuat pusing…

Dalam beberapa keadaan, Anda bisa saja mengakalinya dengan membuat fungsi IF menghasilkan huruf “P” atau “O”, kemudian mengubah jenis font menjadi Wingdings 2 seperti berikut:

Sementara itu, dengan menggunakan icon sets Excel, Anda tidak perlu mengubah font untuk menampilkan ceklis dan silang seperti berikut:

Ini caranya:

Gunakan fungsi =IF(A2>B2,0,IF(A2=B2,1,"Cek Data")) untuk membuat fungsi IF menghasilkan angka 0 jika invoice belum lunas dan angka 1 jika invoice sudah lunas.

Kemudian, buat icon sets Excel menggunakan type number dengan kriteria berikut:

• Nilai >=1 maka Ceklis.
• Nilai >=0 maka silang.

Kemudian ubah icon ke dua menjadi “silang” dan icon ke tiga menjadi “No Cell Icon”. Jangan lupa centang pilihan “Show icon only” seperti gambar berikut:

Bagaimana, menarik bukan ?

Trik ini cukup sering Saya gunakan ketika mengelola data invoice pelanggan.

Saya masih punya contoh menarik lainnya:

Trik Icon Sets Untuk Melihat Pertumbuhan Nilai

Saya percaya, manusia lebih mudah memahami dan mengingat visual ketimbang angka atau teks. Begitu juga dengan icon berwarna.

Coba perhatikan gambar data Laba (Rugi) M Jurnal berikut:

Bagi Anda, data Pertumbuhan Laba (Rugi) mana yang lebih mudah dibaca ?

Kalau Saya lebih memilih tabel sebelah kiri yang menggunakan icon sets Excel. Karna jauh lebih mudah memahami data dan mengetahui kapan saja laba menurun bahkan jika ini pertama kali Saya melihat data tersebut.

Untuk menampilkan icon sets Excel dalam melihat pertumbuhan data, Saya menggunakan kriteria dengan type number. Kemudian menggunakan icon dan value seperti berikut:

Note: Meskipun Saya menggunakan value yang sama (>=0) untuk icon 1 dan 2, Excel tidak akan menampilkan icon orange untuk nilai yang lebih besar dari atau sama dengan nol (0). Begitu juga dengan icon ke 3 yang mana memiliki kriteria yang sama dengan icon ke 2 yaitu <0. Tapi hasilnya, Excel lebih mengutamakan kriteria icon ke 3.

Namun, jika Anda berpikir: “Ooh, Saya akan menganggap peningkatan laba hingga 5% atau penurunan laba hingga -5% sebagai pertumbuhan yang stagnan”, maka Anda bisa menggunakan icon ke 2 untuk menggambarkannya.

Coba gunakan Type Number dengan value >0.05 dan >=-0.05 seperti gambar berikut:

Penting! Saya menggunakan Custom Number Format pada kolom B untuk menyingkat angka Jutaan Menjadi Ribuan tanpa mengubah nilai asli. Silahkan kunjungi panduan tersebut jika Anda ingin menambah skill baru.

Seperti yang Anda lihat dari hasil gambar diatas, “Semua pertumbuhan laba, baik itu menurun hingga -5% atau meningkat hingga 5% akan menggunakan icon sets ke 2 (warna orange).

Cara Menggunakan Type Formula Ke Dalam Icon Sets Excel

Jika semua contoh diatas belum ada yang sesuai dengan kebutuhan Anda, mudah-mudahan contoh terakhir ini bisa menjadi solusi yang pas.

Seperti yang Saya sebutkan pada bagian Menyesuaikan Kriteria Icon Sets Excel diatas, Anda bisa menggunakan type Formula.

Artinya, Anda juga bisa menggunakan beberapa fungsi Excel sebagai kriteria icon sets.

Misalnya, Saya memiliki beberapa data pada kolom A. Kemudian, Saya ingin membuat icon sets Excel dengan kriteria berikut:

• Icon panah hijau keatas untuk angka yang lebih besar dari atau sama dengan Nilai Rata-Rata.
• Icon panah merah kebawah untuk angka yang lebih kecil dari Nilai Rata-Rata.

Jika nilai Rata-Rata Data dihitung di cell lain, maka Anda bisa menggunakan trik dari beberapa contoh sebelumnya (diatas).

Namun, jika Anda tidak ingin menghitung nilai rata-rata ke cell lain, maka Anda bisa menggunakan kriteria icon sets type Formula seperti berikut:

1. Gunakan urutan icon bawaan (tidak masalah).
2. Ubah type menjadi formula.
3. Gunakan perbandingan >= dan isi kolom Value dengan fungsi =AVERAGE($A$2:$A$9) pada icon pertama dan kedua.
4. Klik Ok untuk melanjutkan.

Jika semua tahap sudah benar, Saya yakin Anda mendapatkan hasil yang sama dengan contoh diatas.

Sekarang, coba kita buktikan…

Silahkan hitung nilai rata-rata dari 16+14+10+12+19+15+10+11 menggunakan Kalkulator Online Full Screen M Jurnal.

Saya yakin hasilnya akan sama: Icon panah hijau keatas hanya tampil pada cell yang berisi angka lebih besar dari atau sama dengan nilai rata-rata.

Oh ya, Excel bukan cuma memiliki fitur Icon Sets dalam Conditional Formatting. Masih banyak fitur lainnya yang mungkin bisa memenuhi kebutuhan Anda. Silahkan pelajari melalui Pintasan Panduan berikut: