Cara Print Excel Supaya Rapi (Tutorial Lengkap)

Pada Panduan ini, Anda akan belajar cara print file Excel serta mengatur beberapa setting print agar sesuai keinginan dan rapi. Saya menggunakan contoh data seperti gambar berikut:

Anda bisa lihat, contoh ini menggunakan sebuah Tabel yang terdiri dari 10 kolom yaitu kolom A sampai J.

Dalam keadaan standar, Anda bisa mencetak Worksheet excel dengan cara berikut:

1. Klik cell manapun pada Worksheet yang ingin Anda cetak.
2. Pada Ribbon, klik Tab File.
3. Klik Print. Berikut hasilnya:

Note: Tahap 2 dan 3 bisa Anda ganti dengan menekan tombol Ctrl dan P pada Keyboard Secara Bersamaan.

Sampai tahap ini, Anda baru saja membuka Window Setting Print Excel. Perhatikan bagian yang Saya berikan tanda biru.

Bagian tersebut adalah Preview (Tampilan) hasil print jika Anda langsung mencetak Sheet tersebut. Namun, sayangnya ada bagian yang terpotong dari tabel data yang Saya gunakan.

Agar hasil print Excel menjadi rapi / sesuai keinginan, Anda perlu mengubah setting print. Berikut Saya jelaskan satu per satu setting Print Excel tersebut:

Pilih Printer dan Salinan

Pada bagian ini, silahkan fokus pada Tombol Print, Form Copies, dan Select Printer seperti gambar berikut:

1. Tombol Print: Berguna untuk memerintahkan Excel untuk segera mencetak sesuai Setting Print yang sudah Anda tentukan.
2. Form Copies: Berguna untuk menentukan jumlah salinan Print atau biasa disebut dengan rangkap. Jadi jika Anda memilih 2, maka setiap halaman akan tercetak sebanyak 2x.
3. Select Printer: Berguna untuk memilih printer yang akan digunakan. Pastikan Kondisi Printer sedang aktif dan terhubung dengan komputer Anda. Jika sudah benar, akan terdapat tulisan Online (bukan Offline).

Sebelum Anda klik Tombol Print, silahkan ubah Setting Print terlebih dahulu agar Sheet Excel tercetak sesuai keinginan Anda. Pahami penjelasan berikut:

Setting Print Agar Rapi

Pada bagian Setting Print, ada 8 bagian yang bisa Anda ubah untuk menyesuaikan hasil Print sesuai keinginan agar rapi.

#1 Tentukan Bagian Yang Akan di Print

Pada Awal panduan ini, Saya sudah jelaskan cara standar print Excel dalam 3 tahap. Cara tersebut hanya akan mencetak seluruh cell yang berisi data (termasuk judul tabel / cell yang berwarna hitam). Sementara, Tabel hanya berada pada Range A3:J129.

Kenapa bagian ini penting ? Karena dengan menentukan bagian mana yang akan di cetak, akan memberitahu Excel untuk mengecualikan bagian lain selain bagian yang terpilih.

Karna tujuan ngeprint Excel setiap orang beda-beda, maka Saya berikan 1 tujuan khusus yaitu Mencetak Sebuah Tabel. Tapi untuk tujuan lain tetap akan Saya jelaskan.

Silahkan ikuti cara Print Tabel di Excel berikut:

1. Pilih salah satu cell pada Tabel data Anda. Contoh, Cell A203_.
2. Klik Tab File.
3. Klik Print. Kemudian perhatikan gambar berikut:

Silahkan klik Selected Print, akan tersedia 4 pilihan. Ke-empat pilihan ini memiliki tujuan masing-masing seperti berikut:

Selected Print	Tujuan
Print Active Sheets	Untuk mencetak Sheet yang sedang aktif / yang sedang dibuka
Print Entire Workbook	Untuk mencetak semua sheet yang berisi data dalam file Excel Anda.
Print Selection	Untuk mencetak cell yang Anda pilih (blok) saja. Saya akan jelaskan dibawah.
Print Selected Table	Untuk mencetak tabel yang dipilih (blok) saja.

Dalam contoh ini, Saya memilih Cell A203 pada tahap 1. Jika Saya memilih Print Selection, maka Excel hanya akan mencetak Cell A203 seperti gambar berikut:

Jika Anda memilih Range A1:F25, maka Excel hanya akan mencetak Range tersebut dan mengabaikan cell lainnya.

Sementara untuk Print Selected Table, karena Saya memilih Cell A203 yang merupakan salah satu cell dalam sebuah tabel, maka Excel hanya akan mencetak tabel tersebut dan mengabaikan cell lainnya seperti gambar berikut:

Penting! Pilihan Print Selected Tabel hanya akan muncul jika Anda menggunakan Format Tabel Bernama bukan Tabel Menggunakan Border ataupun Named Range.

Apakah sampai bagian ini Anda sudah paham dan bisa menentukan bagian mana yang akan Anda print ? Jika sudah, mari kita lanjut ke bagian selanjutnya:

#2 Print dari Halaman berapa sampai berapa ?

Dalam Excel, 1 Sheet akan terbagi kedalam bebarapa halaman. Jika Anda ingin mencetak halaman tertentu saja, silahkan ubah view Workbook dengan cara berikut:

1. Buka Sheet Anda.
2. Klik Tab View.
3. Klik Page Break Preview. Berikut hasilnya:

Excel membuat pembatas antar halaman dalam tampilan Worksheet.

Berhubung Saya memilih Print Selected Table pada Tahap #1 Tentukan Bagian yang Akan di Print, maka tampilan Page Break Preview seperti gambar diatas.

Namun, jika Saya memilih Print Active Sheets atau yang lainnya, maka tampilan Page Break Preview seperti gambar berikut:

Terlihat, tabel menjadi terpotong yaitu Page 1 untuk sisi kiri dan Page 7 untuk sisi kanan. Sejauh ini, cara ini hanya sebatas melihat dan menentukan bagian mana yang akan Anda cetak.

Untuk mencetak halaman tertentu saja, silahkan isi Form Pages sebagai halaman awal dan Form To sebagai halaman terakhir pada Window Print Settings.

Jika tidak, silahkan kosongkan saja seperti gambar berikut:

#3 Print 1 sisi atau 2 sisi ?

Dalam sebuah kertas ada 2 sisi. Sebut saja sisi depan dan belakang. Nah, secara default, Excel hanya akan mencetak pada 1 sisi saja. Jadi 1 halaman akan dicetak pada 1 lembar kertas.

Ada 3 pilihan print sisi sebagai berikut:

1. Print One Sided (Only Print on One Side of the Pages), yaitu Excel hanya akan mencetak 1 halaman untuk 1 lembar kertas.

2. Print on Both Sides (Flip Page on Long Edge), yaitu Excel akan mencetak 2 halaman untuk 1 lembar kertas dengan cara berikut:

Katakanlah Worksheet yang akan Anda cetak memiliki 12 halaman. Pertama-tama, Excel akan mencetak 1 halaman untuk setiap lembar kertas sampai halaman ke 6.

Kemudian, dibalik halaman ke enam, Excel akan mencetak halaman ke 7. Dan di balik halaman ke 5, Excel mencetak halaman ke 8. Sampai seterusnya halaman ke 12 akan di cetak dibalik halaman ke 1.

Jika ini yang Anda pilih, maka ketika halaman ke 6 selesai dicetak, Anda harus membalik semua kertas untuk mencetak halaman selanjutnya.

3. Print Both Sides (Flip Page on Short Edge). Sama seperti tipe kedua, pilihan ini akan memerintahkan Excel untuk mencetak 2 halaman dalam 1 kertas (timbal balik).

Namun perbedaannya, untuk Flip Page on Short Edge, Excel akan mencetak halaman 1 dan 2 pada 1 lembar kertas. Begitu seterus nya dengan halaman 3 dan 4.

Prosesnya kurang lebih, pertama-tama Excel akan mencetak halaman ganji terlebih dahulu (1, 3, 5, dst). Kemudian Anda membalik kertas yang sudah di cetak untuk mencetak halaman genap (2, 4, 6 dst).

Jika Anda memerlukan Print Timbal Balik, silahkan pilih Print Both Sides (sesuaikan dengan kebutuhan). Jika tidak, silahkan pilih Print One Sided saja.

#4 Tentukan Urutan Cetak

Urutan Cetak ini berguna untuk menentukan bagaimana Excel mencetak copies (rangkap). Pada bagian Pilih Printer dan Salinan, Saya sudah jelaskan bagaimana mencetak rangkap 2, 3, 4 dst. Yaitu mengisi Form Copies.

Jika Anda tidak ingin mencetak lebih dari 1 salinan (copies), silahkan abaikan saja bagian ini. Jika ingin mencetak lebih dari 1 salinan, silahkan perhatikan 2 pilihan berikut:

1. Collated, berguna untuk mencetak halaman secara berurutan (1, 2, 3, 4 dst.). Jika sudah sampai halaman terakhir, Excel akan mengulang print dari halaman 1 sampai terakhir.
2. Uncollated, berguna untuk mencetak salinan halaman terlebih dahulu. Misalnya, Anda ingin membuat rangkap 3, maka Excel akan mencetak halaman 1 sebanyak 3x. Kemudian mencetak halaman 2 sebanyak 3x. Begitu seterusnya sampai halaman terakhir.

#5 Pilih Orientasi Halaman

Orientasi halaman ini menentukan bagaimana posisi halaman yang akan dicetak. Ada 2 pilihan seperti gambar berikut:

1. Portrait Orientation, yaitu mencetak dengan posisi kertas tegak lurus.
2. Landscape Orientation, yaitu mencetak dengan posisi kertas memanjang ke samping.

Jika posisi data terpotong ketika di cetak, Anda bisa memilih Landscape Orientation untuk mendapatkan ruang yang lebih luas.

Tapi jika Anda membutuhkan posisi kertas tegak lurus tanpa terpotong, silahkan pilih Portrait Orientation. Kita akan menyesuaikan ukurannya dengan beberapa cara berikut:

#6 Pilih Ukuran Kertas

Ukuran kertas yang paling umum digunakan yaitu A4 dan F4. Anda bisa menyesuaikan hasil print agar tidak terpotong dengan menggunakan ukuran kertas yang lebih besar.

Untuk kertas ukuran F4, Anda bisa memilih Letter 8.5″x11″ (22×28 cm). Ukuran kertas tersebut adalah ukuran yang paling mendekati ukuran F4.

Jika Anda menggunakan ukuran kertas yang berbeda, silahkan pilih More Paper Size. Namun, jika tidak memungkinkan dan Anda ingin menggunakan kertas berukuran kecil seperti A4 / yang lebih kecil, silahkan atur beberapa bagian berikut:

#7 Atur Margin

Margin adalah jarak antara tepi kertas dengan data yang dicetak pada 1 lembar kertas.

Secara default, Excel menggunakan Normal Margin. Namun, Anda bisa mengubahnya menjadi custom untuk mendapatkan ruang yang lebih banyak dengan cara berikut:

1. Pada Window Setting Print Excel, klik icon Show Margin
2. Akan muncul titik (point) margin yang bisa Anda atur sesuka hati.
3. Klik, tahan dan tarik garis margin ke bagian ujung kertas. Silahkan sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Berikut hasilnya:

Note: Jika tidak memungkinkan untuk menggunakan cara ini, Anda boleh saja menggunakan Normal Margin. Kemudian ikuti tips terakhir ini untuk membuat hasil print menjadi rapi.

#8 Atur Scaling Agar Tidak Terpotong

Scaling ini akan mengatur ukuran data yang akan di cetak apakah harus sesuai dengan lebar kertas, tinggi kertas atau tidak (100%).

Dengan kata lain, Scaling ini akan mengubah zoom data menjadi lebih besar atau lebih kecil.

Secara default, Excel tidak menggunakan Scaling (No Scaling) sehingga data tercetak dengan ukuran zoom 100%.

Hal ini bisa saja membuat data yang akan Anda cetak menjadi terpotong seperti gambar berikut:

Jika Anda memilih Fit Sheet on One Page, maka Excel akan mengubah ukuran seluruh data yang akan dicetak menjadi 1 halaman seperti gambar berikut:

Dalam contoh ini, jumlah baris data cukup banyak (216 baris) dengan 10 kolom. Maka tidak heran kalau data menjadi sangat kecil seperti gambar.

Jika Anda memilih Fit All Columns on One Page, maka Excel hanya menyesuaikan ukuran kolom saja seperti gambar berikut:

Sebelumnya jika memilih No Scaling, dalam 1 halaman hanya mencetak 6 kolom saja.

Sementara dengan memilih Fit All Columns on One Page, maka Excel akan menyesuaikan ukuran seluruh kolom (ada 10) agar pas dengan ukuran lebar kertas.

Sedangkan untuk baris tetap menggunakan ukuran asli. Sehingga dalam contoh ini, lebar semua tabel tidak terpotong dengan halaman ke dua melanjutkan baris data selanjutnya.

Terakhir jika Anda memilih Fit All Rows on One Page, maka Excel akan mencetak semua baris dalam 1 lembar kertas seperti gambar berikut:

Note: Agar tidak terpotong, Anda harus memilih scaling yang tepat. Silahkan sesuaikan scaling dengan kondisi data Anda. Pilihlah yang tepat agar tetap rapi namun tetap bisa dibaca.

Untuk Print agar judul Tabel (Header) ikut tercetak untuk semua halaman akan Saya bahas pada SUB-BAB Selanjutnya. Silahkan Gunakan Pintasan Panduan Print Excel berikut: