Cara Membuat Kop Surat Di Microsoft Word + Garis dan Logo

Memahami bagaimana cara membuat Kop Surat untuk dokumen resmi merupakan suatu keputusan yang sangat tepat.

Dalam sebuah bisnis, kepala surat dapat menjadi sebuah sarana Branding. Selain itu dapat juga memberikan informasi penting seperti alamat, nomor telepon, maupun email pengirim surat.

Namun masalahnya, membuat Kop Surat itu susah-susah-gampang. Susah jika Anda belum tahu cara nya. Gampang jika Anda sudah tahu caranya.

Seperti biasa, Anda akan belajar panduan lengkap tentang cara membuat header kop surat menggunakan Microsoft Word + bagaimana cara menyisipkan logo, garis bawah, hingga membuat header berbeda disetiap halaman.

Apa Itu Kop Surat ?

Sebelum kita mulai, mari kita pahami terlebih dahulu apa itu kop surat.

Kop surat (header) adalah dokumen yang berisi informasi identitas perusahaan atau individu, seperti nama bisnis, alamat, logo, dan informasi kontak.

Header digunakan dalam surat resmi, proposal, faktur, dan berbagai jenis komunikasi bisnis.

Mengapa Kop Surat Penting ?

Penggunaan kop surat yang tepat dapat memberikan beberapa manfaat penting, antara lain:

1. Meningkatkan branding perusahaan: Menciptakan kesan profesional dan membantu memperkuat citra perusahaan.
2. Identitas: Memberikan informasi identitas yang jelas kepada penerima dokumen.
3. Profesionalisme: Membuat dokumen terlihat lebih profesional dan serius.

Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word

Ada banyak cara untuk membuat kop surat di Microsoft Word. Namun, secara garis besar, silahkan ikuti tahap-tahap berikut:

1. Buka dokumen baru Microsoft Word.
2. Pada Tab Insert, klik Header pada section Header & Footer. Lalu pilih jenis Header.
3. Ketik Identitas Bisnis, Organisasi, atau Instansi.
4. Sisipkan dan atur logo.
5. Insert garis bawah Kop Surat

Note: Setiap bagian dari 5 tahap diatas memiliki makna masing-masing. Artinya Anda dapat menyesuaikan Kop Surat sesuai kebutuhan. Mari kita pelajari lebih lanjut.

1. Buka File Microsoft Word Baru

Dalam komputer/laptop Anda, silahkan buka file Microsoft Word yang baru (Blank Document).

Harapan Saya, Anda belajar mulai dari awal pembuatan file baru. Namun, jika Anda sudah memiliki file nya, silahkan stay pada file tersebut.

2. Insert Header & Footer

Pada Tab Insert, klik Header, lalu pilih template Header yang paling sesuai. Dalam contoh ini saya memilih Blank Header agar kita bisa lebih leluasa membuat header yang paling sesuai dengan kebutuhan.

Note: Anda dapat menggantikan langkah pada tahap 2 ini dengan cara Double Click pada bagian atas halaman.

3. Ketik Identitas Bisnis, Organisasi, atau Instansi

Ketika mode edit Header & Footer aktif, silahkan ketik identias bisnis, organisasi, atau instansi Anda. Anda juga dapat menambahkan alamat lengkap, nomor telepon maupun alamat email.

Selain itu, Anda juga dapat menggunakan semua menu editing text pada tab Home. Misalnya membuat text rata tengah, mengubah ukuran dan warna huruf dan lain sebagainya.

4. Sisipkan dan Atur Logo

Berikut cara paling cepat menyisipkan logo ke bagian kop surat Microsoft Word:

1. Klik tab Insert > Picture, lalu pilih logo yang Anda inginkan.
   
2. Klik Layout Option tepat disamping logo, lalu pilih With Text Wrapping > In Front of Text.
   
3. Pada Tab Picture Format > Size, silahkan ubah ukuran logo agar tidak terlalu besar atau kecil.
   
4. Anda dapat menyesuaikan posisi logo dengan cara klik, tahan, tarik, dan lepas logo ke posisi yang diinginkan.
   

5. Insert Garis Bawah Kop Surat

Untuk menambahkan garis bawah pada Kop Surat, silahkan ikuti tahap berikut:

1. Pastikan kursor berada pada Text terakhir dan paling bawah di Header Anda.
2. Klik Tab Home, lalu klik icon panah kebawah pada menu Border.
3. Untuk menyesuaikan ketebalan dan jumlah garis, silahkan klik Borders and Shading.
4. Pada window Borders and Shading, Tentukan Setting: None, Style, dan Width (untuk kedebalan garis).
5. Klik Border Bottom untuk menerapkan style dan ukuran garis. Lalu klik Ok. Berikut hasilnya:

Mudah bukan ?

Anda bisa menyesuaiikan ukuran dan style garis pada menu Borders and Shading.

6. Tutup Mode Edit Header & Footer

Untuk menutup mode edit Header & Footer dan melanjutkan edit dokumen Anda, silahkan Double Click pada isi bagian dokumen Anda.

Note: Secara otomatis, Header pada file Microsoft Word akan tampil disetiap halaman dokumen Anda. Jangan khawatir jika Anda melihat warna Kepala Surat pada header sedikit memudar ketika mode edit Header & Footer telah nonaktif. Itu hanya tampilan saja. Karena hasil cetak akan terlihat jelas.

Cara Membuat Kop Surat Hanya di Halaman Pertama

Untuk membuat header pada file Microsoft Word tampil hanya di halaman pertama saja, silahkan ikuti tahap-tahap berikut:

1. Buat Header Kop Surat seperti cara sebelumnya. Pastikan mode edit Header & Footer masih aktif.
   
2. Klik Tab Layout, lalu klik Breaks dan pilih Next Page pada bagian Section Breaks. Secara otomatis akan menambahkan halaman baru. Artinya, section sebelumnya telah berakhir dan Anda dapat menggunakan format yang berbeda untuk next section.
   Next Page”>
3. Edit Header pada halaman ke dua. Lalu pada Tab Design, nonaktifkan Link to Previous.
   
4. Hapus Isi Text pada Header yang ingin tampil berbeda. Dalam contoh ini text header pada halaman ke dua. Kemudian nonaktifkan mode Edit Header & Footer. Berikut hasilnya:

Bagaimana, mudah bukan ?

Bahkan langkah-langkah tersebut juga dapat Anda gunakan untuk membuat section breaks yang banyak dalam satu dokumen.

Misalnya, jika Anda menginginkan halaman 1 sampai 5 memiliki Kop Surat (Header) sedangkan halaman 6 sampai 10 tidak memiliki Header, silahkan mulai dari tahap 1.

Cara Menyembunyikan Header Word Pada Halaman Pertama

Menyembunyikan Header Word pada halaman pertama merupakan kebalikan dari menampilkannya hanya pada halaman pertama. Namun, Anda tidak bisa menggunakan langkah-langkah yang sama.

Note: Untuk menyembunyikan Header pada halaman pertama, Anda tidak harus menyisipkan Section Breaks > Next Page.

Pertama-tama, buat Header Kop Surat untuk semua halaman. Kemudian, dalam mode edit Header & Footer yang masih aktif, klik Tab Design, lalu centang Different First Page.

Secara otomatis, Header pada halaman pertama tidak akan tampil seperti gambar berikut:

Bagaimana, apakah Anda kesulitan ?

Tentunya tidak sulit membuat Header Kop Surat menggunakan Microsoft Word.

Kesimpulannya:

• Pahami bahwa untuk membuat kepala surat dapat melalui menu Insert > Header.
• Jika Anda ingin menyisipkan logo, gunakan menu Insert > Picture dan setting Layout Options.
• Untuk menyisipkan garis bawah pada header, salah satu caranya dapat menggunakan Border.
• Untuk membuat header Kop Surat hanya di halaman pertama, gunakan Section Breaks > Next Page, lalu nonaktifkan Link to Previous.
• Terakhir, jika Anda ingin menyembunyikan Kop Surat di halaman pertama, jangan gunakan Section Breaks > Next Page, tapi cukup aktifkan Different First Page.

Sesederhana itu.

Pasti terasa jauh lebih mudah jika Anda memahami penggunaan setiap menu-menu di Microsoft Word.

Selanjutnya, Saya memiliki pembahasan menarik lainnya tentang fitur Header & Footer Microsoft Word. Silahkan gunakan pintasan panduan berikut: