Anda disini: M Jurnal » Analisis Data Excel » AutoFilter Excel + 5 Contoh Cara Memfilter Data di Excel

AutoFilter Excel + 5 Contoh Cara Memfilter Data di Excel

Fitur Filter pada Excel atau sering juga disebut dengan AutoFilter adalah salah satu fitur Microsoft Excel yang berguna untuk menyaring data baik berupa teks, number (angka), tanggal maupun warna cell.

Anda bisa menggunakan fitur Autofilter Excel untuk menampilkan baris data tertentu dan menyembunyikan beberapa baris data.

Ads

Pada Panduan AutoFilter ini, Anda akan belajar cara membuat filter Excel untuk menyaring (dan menyembunyikan) data baik berupa angka, teks, tanggal maupun warna cell.

Selain itu, Anda juga akan belajar cara filter cell kosong hingga cara mengatasi filter Excel yang tidak berfungsi. Mari kita mulai..

AutoFilter Excel: Cara Filter Data Text, Angka, Tanggal dan Warna

Untuk memfilter data di Excel, Anda bisa memulainya dengan mengaktifkan tombol drop down filter disetiap judul kolom. Sebagai contoh latihan kali ini, Saya menggunakan data berikut:

Autofilter Excel - Cara memfilter data angka, teks, tanggal dan warna cell di Excel

Jika Anda menggunakan Format Tabel Bernama, secara otomatis tombol drop down filter sudah aktif di setiap judul tabel. Namun dalam contoh ini, Saya tidak menggunakan Format Tabel Bernama, melainkan hanya menggunakan Border untuk membuat Tabel.

Penting! Jika Anda ingin menggunakan Format Tabel Bernama, silahkan kunjungi Panduan Tabel Bernama. Jika Anda ingin belajar membuat Tabel menggunakan Border, silahkan kunjungi Panduan Border Excel

Selanjutnya, Saya ingin memfilter data pada kolom Suplier dan hanya ingin menampilkan baris data untuk “Sumber Rezeki” serta menyembunyikan baris data yang lainnya. Tujuan ini sering disebut dengan Filter berdasarkan list data.

Ads

Waktu yang dibutuhkan: 1 menit.

Untuk tujuan tersebut, silahkan aktifkan tombol drop down filter terlebih dahulu dan lakukan filter dengan cara berikut:

  1. Klik Cell Data

    klik Cell manapun yang terdapat dalam data Anda.
    Autofilter Excel - Cara memfilter data angka, teks, tanggal dan warna cell di Excel

  2. Aktifkan Tombol Filter

    Klik Tab Data pada Ribbon kemudian klik Icon Filter. Sampai disini drop down AutoFilter akan muncul di setiap judul (header) kolom seperti gambar.
    Autofilter Excel - Cara memfilter data angka, teks, tanggal dan warna cell di Excel

  3. Buka Drop Down AutoFilter

    Karena Saya ingin memfilter data pada kolom Suplier, maka klik tombol drop down filter pada Kolom Suplier.
    Autofilter Excel - Cara memfilter data angka, teks, tanggal dan warna cell di Excel

  4. Pilih Tipe AutoFilter Data

    Ada beberapa jenis filter data, dalam contoh ini, silahkan fokus pada bagian yang bisa di centang. Kemudian, Centang Box “Sumber Rezeki” dan hilangkan centang pada list lainnya.
    Autofilter Excel - Cara memfilter data angka, teks, tanggal dan warna cell di Excel

  5. Konfirmasi Pilihan Filter

    Klik Ok untuk menerapkan autofilter data
    Autofilter Excel - Cara memfilter data angka, teks, tanggal dan warna cell di Excel

Note: Anda juga bisa mengaktifkan/non-aktifkan drop down filter dengan cepat menggunakan pintasan keyboard. Tekan tombol CTRL Shift dan L secara bersamaan.

Autofilter Excel - Cara memfilter data angka, teks, tanggal dan warna cell di Excel

Benar bukan ? Excel hanya menampilkan baris data untuk “Sumber Rezeki” dan menyembunyikan baris data yang lain.

Contoh di atas membuka drop down filter untuk data tipe teks. Ada beberapa pilihan filter lain yang tersedia termasuk Text Filter, Number Filter, Date Filter dan Filter by color.

Dan pilihan tersebut akan berubah sesuai dengan tipe data pada kolom yang akan di filter apakah Teks, Angka, Tanggal, ataupun Warna.

Untuk menambah pemahaman, mari lihat beberapa contoh berikut. Namun, sebelum Anda memulai, silahkan Hapus Semua Filter terlebih dahulu.

#1 AutoFilter Text di Excel

Selain menggunakan filter list data, Anda juga bisa menggunakan Fitur Text Filter untuk memfilter data berupa teks menggunakan syarat logika tertentu.

diskon-hosting

Fitur ini hanya akan tersedia jika list data Anda berupa text (huruf, bisa gabungan huruf, angka atau simbol) dan bukan angka valid ataupun tanggal valid. Kolom Suplier merupakan contoh data berupa text yaitu berisi Nama Suplier.

Dalam fitur Text Filter ini, Anda bisa menyertakan kriteria (syarat) untuk memfilter data..

Salah satu contohnya, Saya akan memfilter kolom Suplier dengan kriteria cell yang berisi teks yang di awali dengan Toko L.

Dalam data, ada 2 nama suplier yang memenuhi kriteria yaitu Toko Laris dan Toko Lion. Dengan kriteria autofilter tersebut, Excel hanya akan menampilkan data untuk suplier tersebut.

Coba kita buktikan.. Silahkan ikuti cara filter teks Excel dengan kriteria berikut:

Cara filter data teks di Excel dengan kriteria
  1. Pertama, Klik Icon Filter pada Kolom Suplier untuk membuka Drop Down Filter untuk kolom Suplier
  2. Kedua, pilih Text Filters
  3. Ketiga, Klik Begins With…
  4. Keempat, pada Window Custom AutoFilter, silahkan masukkan kriteria yaitu Toko L
  5. Terakhir, klik Ok untuk memfilter data. Dan lihat hasilnya:
Cara filter data teks di Excel dengan kriteria

Benar bukan ? AutoFilter ini salah satu favorit Saya jika bekerja menggunakan baris data yang banyak.

Sementara itu, ada beberapa kriteria text filter lain yang bisa Anda gunakan sebagai berikut:

Text FiltersKegunaan
Equals..Memfilter baris yang berisi teks yang sama persis dengan kriteria
Does not equals…Memfilter baris yang berisi teks yang tidak sama persis dengan kriteria
Begins With…Memfilter baris yang berisi teks yang diawali dengan kriteria
Ends With…Memfilter baris yang berisi teks yang diakhiri dengan kriteria
Contains…Memfilter baris yang mengandung kriteria
Does not contain…Memfilter baris yang tidak mengandung kriteria

Maksud “Mengandung” pada Contains dan Does not contain seperti ini… Misalnya, coba pilih Text Filters > Contains, kemudian ketik huruf n pada Window Custom Filters dan lihat hasilnya…

Cara filter teks dengan kriteria

Coba lihat, hanya ada 2 Nama Suplier yang memenuhi kriteria yaitu Toko Lion dan Toko Bunga.

Kriteria yang digunakan (huruf n), terdapat dalam cell dan Excel tidak peduli dimana posisinya, apakah di awal teks, di tengah atau di akhir. Inilah maksud “mengandung”.

#2 AutoFilter Data Angka di Excel

Jika baris data Anda berupa angka valid, maka fitur Text Filters akan berubah menjadi Number Filters.

Maksud dari angka valid adalah angka yang bisa dijumlahkan atau cell yang berisi data berupa angka (murni) tanpa gabungan dari huruf ataupun simbol dan bisa berasal dari hasil sebuah rumus ataupun ketik manual.

Kolom Harga, Jumlah dan Total menunjukkan contoh baris data yang berisi angka valid.

Cara filter data angka di Excel dengan kriteria

Sama seperti memfilter teks, ketika memfilter angka, Excel juga menyediakan fitur filter berdasarkan list data. Selain itu juga terdapat fitur Number Filters dengan 10 jenis kriteria. Saya pikir fitur ini sudah sangat lengkap untuk memfilter data angka.

Saya berikan 1 contoh. Misalnya, Saya ingin menampilkan 10 data terbesar dari kolom Harga. Untuk tujuan ini, Anda bisa menggunakan kriteria Top 10 pada Number Filters dan memilih item pada Window Top 10 AutoFilter. Coba lihat hasilnya…

Cara filter angka dengan kriteria

Selain Top 10, ada beberapa jenis Number Filters lainnya yang bisa Anda gunakan untuk tujuan lain sebagai berikut:

Number FiltersKegunaan
Equals..Angka yang sama dengan
Does not equals…Angka yang tidak sama dengan
Greater Than…Angka yang lebih besar dari
Greater Than or Equal to…Angka yang lebih besar dari atau sama dengan
Less Than…Angka yang lebih kecil dari
Between…Diantara (Kriteria 1) dan (Kriteria 2)
Top 10…Beberapa angka tertingi (bisa 10 tertinggi, 5 tertinggi dan lain sebagainya)
Above Average..Angka di atas nilai rata-rata
Below Average…Angka di bawah nilai rata-rata

Jika Anda perhatikan, jenis kriteria tersebut sama dengan operator perbandingan rumus Excel seperti =, >, >=,<,<= dll.. Untuk menambah pemahaman bagaimana operator perbandingan rumus bekerja, silahkan ikuti Panduan Operator Perbandingan Rumus Logika Excel.

#3 AutoFilter Tanggal di Excel

Sama seperti memfilter angka. Jika baris data Anda berisi tanggal valid, maka fitur Date Filters akan tersedia.

Selain itu, filter berdasarkan list data juga akan tampil dengan pengelompokan data bedasarkan Tahun dan Bulan. Gambar berikut dapat menjelaskan maksud dari kata-kata Saya.

Cara filter tanggal di Excel dengan kriteria

Dengan pengelompokan list data ini, Anda bisa memfilter data berdasarkan tahun tertentu saja atau bulan ataupun tanggal di bulan tertentu bahkan untuk tahun tertentu.

Misalnya, Saya ingin menampilkan data untuk bulan Februari saja. Untuk itu silahkan centang bulan Februari saja kemudian klik Ok dan lihat hasilnya.

Cara filter tanggal di Excel dengan kriteria

Contoh lain, Saya ingin menampilkan data untuk tanggal 6, 18 dan 22 di bulan Januari saja. Untuk tujuan ini, Anda hanya perlu klik Icon Plus pada bulan Januari, kemudian centang hanya tanggal 6, 18, dan 22 saja kemudian klik Ok dan lihat hasilnya:

Cara filter tanggal dengan kriteria

Contoh lainnya lagi.. Misal Saya hanya ingin menampilkan data untuk tanggal 18 di setiap bulannya. Untuk tujuan ini, Anda bisa menggunakan kolom Search untuk mencari tanggal 18.

Ketik angka 18 pada kolom Search, maka Excel secara otomatis mencentang semua tanggal 18 di setiap bulan dan tahunnya (jika ada). Kemudian klik Ok untuk memfilter data lihat hasilnya:

Cara Filter Tanggal dengan kriteria

Benar bukan ? Ternyata hanya bulan Januari dan Februari yang terdapat data untuk tanggal 18.

21 Fitur Date Filters

Text Filters dan Number Filters hanya memiliki beberapa jenis kriteria Filter. Sementara untuk data berupa tanggal, Anda bisa menggunakan 21 jenis Filter.

Sebelum memfilter data berupa tanggal, Saya sarankan lebih baik pahami terlebih dahulu bahwa dalam pemfilteran, Excel mengenali pengelompokkan data tanggal berdasarkan 5 tingkatan yaitu:

  • Tahun
  • Kuartal (Kuartal 1, 2, 3, dan 4).
  • Bulan (Januari sampai Desember)
  • Minggu (Senin sampai Minggu / 7 Hari)
  • Hari (sebagai tingkatan terakhir)

Selain itu, Excel juga menjadikan tanggal hari ini (saat Anda membuka File Excel) sebagai acuan pemfilteran untuk kriteria Tomorrow, Today, Yesterday, serta Next, This, Last (baik itu untuk Week, Month, Quarter, dan Years) hingga untuk Year to Date..

Berikut ini detail kegunaan masing-masing jenis kriteria pada Date Filters:

Date FiltersKegunaan
Equals..Tanggal yang Sama Persis
Before…Hanya tampilkan data sebelum tanggal (ini)
After…Hanya tampilkan data setelah tanggal (ini)
Between…Tampilkan data tanggal dari (Kriteria 1) sampai (Kriteria 2)
TomorrowHanya tanggal Besok (berlaku jika ada data tanggal setelah hari ini)
Today…Hanya tanggal Hari ini
Yesterday…Hanya tanggal Kemarin
Next Week…Data 1 Minggu berikutnya (jika ada data nya)
This Week…Data 1 Minggu ini
Last Week…Data 1 Minggu Sebelumnya
Next Month…Data 1 Bulan berikutnya (jika ada datanya)
This Month…Data Bulan ini
Last Month…Data Bulan Sebelumnya
Next Quarter…Data Kuartal berikutnya (jika ada)
This Quarter…Data Kuartal ini
Last Quarter…Data Kuartal Sebelumnya
Next Years…Data Tahun Berikutnya
This Years…Data Tahun ini
Last Years…Data Tahun Terakhir
Year to DateData dari Awal Tahun hingga tanggal saat ini
All Dates in the PeriodSemua tanggal berdasarkan Kuartal atau Bulan

Untuk filter All Dates in the Period akan memfilter data berdasarkan Kuartal atau Bulan. Misal, jika Anda memilih Januari, maka semua tanggal pada Bulan Januari di tahun berapapun akan ditampilkan.

Fitur AutoFilter yang selengkap ini sudah sangat cukup untuk membantu pengolahan data Anda.

#4 AutoFilter Berdasarkan Warna di Excel

Fitur Filter by Color (Filter berdasarkan warna) hanya akan tersedia jika Anda menggunakan lebih dari 1 warna baik itu warna Font atau Cell. Selain itu juga bisa Anda gunakan pada baris data yang menggunakan icon yang berasal dari Conditional Formatting

Kolom Jumlah dan Total menunjukkan contoh yang menggunakan lebih dari 1 warna Font dan Cell.

Saya berikan contoh untuk kolom Total. Dalam contoh ini, Saya hanya ingin menampilkan data dengan cell berwarna hijau saja dan menyembunyikan (hide) cell berwarna selain hijau. Untuk tujuan tersebut, silahkan ikuti cara filter data berdasarkan warna berikut:

Cara filter berdasarkan warna cell / font / icon di Excel dengan kriteria
  1. Pertama, klik icon Drop Down Filter pada kolom Total.
  2. Kedua, pilih Filter by Color
  3. Ketiga, karena kita hanya akan memfilter cell berwarna hijau, maka pilih warna hijau pada Filter by Cell Color. Kemudian lihat hasilnya:
Cara filter berdasarkan warna cell / font / icon di Excel dengan kriteria

Mudah bukan ? Next, Saya punya contoh berbeda untuk Kolom Jumlah. Coba perhatikan, pada kolom Jumlah terdapat Icon (dari Conditional Formatting) dengan 3 warna (Orange, Hijau dan Merah).

Selain itu, pada kolom tersebut terdapat 2 warna font berbeda (Hitam dan Merah). Dalam kondisi ini, Anda bisa memfilter data berdasarkan Warna Icon atau Warna Font.

Pada Drop Down Filter > Filter by Color, akan tersedia jenis Filter berdasarkan Warna Font ataupun Warna Icon. Silahkan pilih warna Merah pada Filter by Font Color. Dan lihat hasilnya..

Cara filter berdasarkan warna cell / font / icon di Excel dengan kriteria

Lakukan hal yang sama untuk memfilter berdasarkan warna icon. Silahkan pilih warna icon hijau. Dan lihat hasilnya:

Cara filter berdasarkan warna cell / font / icon di Excel dengan kriteria

Namun sayangnya, fitur Filter by Color hanya bisa melakukan 1 filter dalam 1 waktu untuk 1 kolom. Dengan kata lain, Anda tidak bisa memfilter untuk menampilkan data Icon berwarna hijau dan orange saja dalam 1 waktu.

Untuk tujuan filter tersebut, silahkan Kunjungi SUB-BAB Advanced Filter (Lihat Pintasan Panduan)

#5 Cara Filter Cell Kosong

Dalam kondisi tertentu, bisa saja terdapat cell kosong dalam baris data Anda. Bisa karena disengaja maupun tidak. Dalam fitur autofilter, Anda juga bisa memfilter cell kosong saja.

Cara termudah untuk memfilter cell kosong adalah menggunakan cara filter berdasarkan list data pada contoh paling atas.

Anda hanya perlu melakukan filter berdasarkan kolom, kemudian cukup centang (Blanks) pada list data. Excel hanya akan menampilkan cell yang tidak berisi data dari range data Anda seperti berikut:

Cara filter cell kosong

Penting! Jika Range data Anda memiliki banyak sekali cell kosong dan ingin menghapusnya, silahkan ikuti Panduan Cara Menghapus Cell Kosong Secara Massal

Cara Hapus Filter Data Excel

Ada 2 tujuan untuk menghapus AutoFilter data di Excel. Pertama menghapus semua filter. Kedua menghapus filter untuk 1 kolom (1 filter). Jika Anda ingin menghapus semua filter sekaligus, silahkan ikuti cara berikut:

Cara hapus semua filter
  1. Pertama, Klik salah satu cell pada Range data Anda (yang akan dihapus filternya)
  2. Kedua, Klik Tab Data
  3. Ketiga, Pada Sort & Filter Group, silahkan klik Clear dan lihat hasilnya:
Cara hapus semua filter

Namun, jika Anda hanya ingin menghapus filter pada 1 kolom saja (1 Filter), silahkan buka Drop Down Filter pada kolom yang akan dihapus Filternya (misal Kolom Tanggal). Kemudian klik Clear Filter From “TANGGAL” seperti gambar berikut:

Cara hapus filter dalam 1 kolom (1 filter)

Penyebab Filter Excel Tidak Berfungsi

Ada 2 kondisi dimana Filter Excel tidak berfungsi dengan semestinya:

  • Terdapat perubahan pada data dan penggunaan filter dinamis
  • Masalah Kompabilitas Filter Excel

Solusi Perubahan Data dan Filter Dinamis

Apa itu Filter dinamis ? Coba lihat kembali tabel 21 Fitur Date Filter. Excel menjadikan tanggal hari ini (saat Anda membuka File Excel) sebagai acuan pemfilteran.

Jadi, kriteria filter akan berubah sesuai dengan kapan Anda membuka file Excel tersebut. Sehingga Anda akan menemukan filter yang berbeda disetiap harinya.

Selanjutnya perubahan data..

Perubahan data bisa terjadi karena dilakukan dengan sengaja ataupun tidak. Bahkan juga bisa terjadi dari hasil sebuah rumus (walaupun jarang terjadi).

Jadi perhatikan baik-baik penggunaan rumus Excel. Pahami aturan penulisannya bahkan jika memungkinkan Anda juga perlu memahami penggunaan Cell Reference dalam rumus Excel.

Jika keadaan ini terjadi pada data Anda, solusinya silahkan hilangkan (hapus) semua Filter terlebih dahulu. Kemudian, aktifkan (tampilkan) kembali Icon Filter dan lakukan Filter ulang.

Saran saya, gunakan filter dinamis jika Anda benar-benar membutuhkannya.

Solusi Masalah Kompabilitas Filter Excel

Masalah kompabilitas filter Excel sering terjadi ketika Anda menyimpan file menggunakan Excel versi 2007 ke atas (format .xlxs) . Kemudian membukanya kembali pada Excel versi 97-2003.

Atau ketika menyimpan file Excel yang sudah di filter dari Excel versi 2007 ke atas ke format lama (format .xls).

FYI, Excel versi 97-2003 atau format lama (.xls) tidak mendukung semua fitur Sort & Filter dari Excel versi 2007 ke atas. Ini pula yang sering menyebabkan filter tidak berfungsi dengan semestinya.

Solusinya, jika Anda menggunakan Excel versi 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / atau yang lebih baru, dan tidak berencana untuk membuka file tersebut di Excel versi 97 – 2003, lebih baik menyimpan file Excel yang sudah difilter ke format terbaru (.xlxs).

Penting! Setelah melakukan filter data, mungkin Anda ingin menyalin (copy) hasil filter ke cell lain. Namun terkadang ada kendalam ketika copy paste hasil Filter Excel (kecualikan Hidden Cell). Untuk tujuan tersebut, silahkan kunjungi Panduan Copy Paste Cell yang Terlihat Saja

Lalu apa selanjutnya ? Silahkan tambah skill Anda tentang Sort & Filter Excel melalui Pintasan Panduan berikut. Saya memiliki beberapa contoh dan pandangan sendiri tentang penggunaan setiap masing-masing fitur.

Pintasan Panduan Sort & Filter Excel

  1. Sort: Cara mengurutkan data di Excel (1 kolom, 2 atau lebih kolom, dan custom)
  2. Sort by Color: Cara mengurutkan data berdasarkan warna Cell, Font, dan Icon.
  3. Reverse & Randomize List: Cara mengacak nama menggunakan rumus RAND, membalikkan urutan data menggunakan Sort serta (BONUS) contoh mengambil nama dari list data secara acak (gabungan fungsi INDEX, RANDBETWEEN dan COUNTA).
  4. Filter & AutoFilter: (Anda Disini).
  5. Quick Filter: Cara Memfilter Cepat Menggunakan Pintasan Keyboard (tanpa menyentuh Mouse / Touchpad) seperti menggunakan CTRL + SHIFT + L, ALT + Panah bawah – E dll.
  6. Advanced Filter: Memfilter Data Berdasarkan Kriteria Tertentu (Bisa Menggunakan Fungsi Excel)
  7. Data Form: Cara Membuat Form Input Data (seperti data stok barang, absensi karyawan, data karyawan, data penjualan dll.)
  8. Remove Duplicates: 3 Cara Terbaik Menghapus Data Duplikat
  9. Outlining Data: Mengelompokkan Data (Grouping) untuk Membuat Subtotal Khusus
  10. Subtotal: Menampilkan Subtotal berdasarkan Filter Data.

Apakah Panduan ini Membantu Menyelesaikan Permasalahan Anda ?

Rolan Mardani

Traktir Saya secangkir kopi supaya kuat begadang untuk membuat konten-konten Panduan yang berkualitas dan membantu menyelesaikan permasalahan Anda.

Bantu Orang Lain... Share Panduan ini:

Yakin Ga Mau Komen ?