Belajar Menggunakan Fungsi dan Rumus Dasar Microsoft Excel

Note: Rumus dan Fungsi Microsoft Excel itu BEDA. Tapi sebagian pengguna ada yang menganggap Rumus = Fungsi. Ya gapapa, yang penting Anda sebagai pembaca setia M Jurnal paham maksud yang Saya sampaikan.

Pada panduan ini, Anda akan belajar tentang rumus dan fungsi Excel seperti perbedaannya, cara menggunakan rumus / fungsi, cara edit, operator rumus prioritas, copy-paste rumus, dan 10 Fungsi Excel Terpopuler. Mari mulai pelajari satu per satu.

Apa Beda Rumus dan Fungsi Excel ?

Rumus Excel adalah persamaan matematika yang digunakan untuk menghitung nilai pada baris (row) / kolom (column) / Sel (cell) / Rentang (range) pada Microsoft Excel.

Rumus tidak tersedia pada Microsoft Excel. Tapi, Anda bisa menggunakan Operator khusus seperti tanda tambah (+) untuk menambahkan, tanda minus (-) untuk mengurangi, tanda garis miring (/) untuk membagi dan sebagainya.

Sementara itu, Fungsi Excel adalah Rumus-rumus yang sudah tersedia pada Microsoft Excel. Fungsi Excel bertujuan untuk menyederhanakan perhitungan pada formula yang panjang dan rumit menjadi singkat.

Misalnya untuk menghitung rata-rata, secara manual Anda akan menjumlahkan semua angka kemudian membaginya dengan banyaknya data (n). Tentu merepotkan jika jumlah data banyak.

Oleh karena itu, Excel menyediakan penyederhanaan rumus rata-rata menggunakan Fungsi AVERAGE. Sama juga seperti rumus-rumus lainnya seperti menghitung standar deviasi, Excel menyediakan Fungsi STDEV.

Untuk bahan latihan kali ini, Silahkan download file Excel berikut:

Cara Memasukkan Rumus dan Fungsi Excel

Untuk memasukkan rumus / fungsi pada Microsoft Excel, Anda harus mengawalinya dengan tanda sama dengan ( = ).

Misalnya, Silahkan buka Sheet Rumus & Fungsi pada Excel Online di atas. Saya ingin menjumlahkan data pada Cell B₁, B₂ dan B₃. Hasilnya akan Saya tampilkan pada Cel B₄. Ikuti tahap-tahap berikut:

1. Pertama, ketik tanda sama dengan = pada cell B₃
2. Kedua, klik Cell B₁ kemudian ketik tanda tambah +. Sehingga rumus menjadi =B1+
3. Ketiga, klik Cell B₂ kemudian ketik tanda tambah + seperti cara sebelumnya.
4. Terakhir, klik Cell B₃ kemudian tekan Enter. Berikut hasilnya:

Dengan rumus =B1+B2+B3 pada Cell B₄, berarti Anda memerintahkan Microsoft Excel untuk memberikan hasil B₁+B₂+B₃ di Cell B₄

Begitu juga cara memasukkan Fungsi. Anda harus mengawalinya dengan tanda sama dengan ( = ). Misalnya menggunakan Fungsi SUM. Silahkan ketik =SUM(B₁:B₃) pada Cell B₅. Kemudian Enter. Berikut hasilnya:

Secara otomatis, Excel akan menjumlahkan data pada Cell B₁, B₂ dan B₃. Yaitu 4+2+6 = 12. Tentu dengan fungsi SUM bakal jadi lebih singkat toh ?

Penting! B₁:B₃ pada rumus SUM adalah Range Data. Jika Anda belum tahu apa itu Range, Silahkan kunjungi Panduan Range, Cell, Column, dan Row M Jurnal.

Tapi, ada cara lain untuk memasukkan Fungsi pada Microsoft Excel. Silahkan ikuti tahap dibawah.

Cara Memasukkan Fungsi

Sebagai contoh, Silahkan buka Sheet Fungsi pada Excel Online. Saya memiliki data berupa angka pada Cell C₂ sampai C₁₀. Saya hanya ingin menjumlahkan angka yang lebih besar dari 10 pada data tersebut. Hasilnya akan Saya tampilkan pada Cell C₁₁.

Untuk case seperti ini, Anda bisa menggunakan Fungsi SUMIF. Sebelumnya kita menggunakan cara memasukkan fungsi yang sederhana, yaitu ketik tanda sama dengan = kemudian dilanjutkan dengan nama Fungsi / rumus nya.

Pada contoh ini, Saya tunjukkan cara memasukkan fungsi dengan fitur Insert Function. Silahkan ikuti tahap-tahap berikut:

Note: Cara ini Sangat cocok jika Anda belum terbiasa menggunakan Fungsi pada Microsoft Excel. Jika Anda sudah terbiasa menggunakan Fungsi pada Excel, Anda bisa menggunakan cara sebelumnya saja (mulai ketik tanda sama dengan “=”)

1. Klik Cell C₁₁ sebagai output hasil perhitungan. Kemudian klik Icon Insert Function disamping Formula Bar (lihat gambar).
2. Pada Window Insert Function, silahkan pilih Category Function. Dalam contoh ini, Saya menggunakan Fungsi SUMIF. Fungsi SUMIF terdapat pada category Math & Trig. Maka pilih Math & Trig.
3. Pilih SUMIF, kemudian klik Ok untuk melanjutkan. Window Function Argument akan terbuka. Disinilah Anda akan memasukkan Argument yang dibutuhkan dalam Fungsi tersebut. Lakukan tahap-tahap berikut:

1. Setiap Fungsi memiliki argument yang berbeda-beda. Pada fungsi SUMIF, terdapat 2 argument wajib dan 1 argument optional. Anda harus mengisi minimal 2 argument wajib saja.
2. Pada Argument Range, silahkan isi Range data yang ingin Anda jumlahkan. Caranya klik form Range, kemudian blok data Anda.
3. Masukkan criteria. Karena Saya hanya ingin menjumlahkan data yang lebih dari 10 pada Range C₂:C₁₀, maka ketik “>10”
4. Klik Ok untuk melanjutkan. Berikut hasilnya:

Penting! Tanda > adalah operator perbandingan rumus logika. Jika Anda belum tahu apa saja operator perbandingan rumus pada Excel, Silahkan kunjungi Panduan Operator Perbandingan Rumus.

Excel secara otomatis memasukan fungsi SUMIF pada Cell C₁₁ seperti berikut: =SUMIF(C2:C10,">10")

Dengan adanya kriteria >10 pada rumus, maka Microsoft Excel hanya akan menjumlahkan data yang lebih dari 10 pada range C₂:C₁₀ yaitu cell C₄+C₆+C₇+C₉ atau 11+15+12+15=53

Cara Copy Paste Rumus Microsoft Excel

Untuk menyalin rumus / fungsi, Anda bisa menggunakan tombol Ctrl + C atau menggunakan klik kanan-Copy.

Tapi, Excel terkadang membuat rumus / fungsi berubah. Silahkan buka kembali sheet Function Excel Online.

Sebelumnya kita udah menghitung jumlah angka yang lebih besar dari 10 pada kolom C. Disebelahnya (Kolom D), Saya memiliki data baru. Saya ingin menghitung jumlah angka yang lebih kecil dari 10 menggunakan Fungsi SUMIF juga pada kolom D ini.

Untuk itu, Anda bisa melakukan copy paste fungsi. Silahkan ikuti tahap-tahap berikut:

1. Klik Cell yang ingin Anda salin. Dalam contoh ini, Saya ingin menyalin Cell C₁₁ yang terdapat Fungsi SUMIF
2. Tekan tombol Ctrl + C pada keyboard Anda secara Bersamaan untuk menyalin cell C₁₁
3. Klik Cell D₁₁ kemudian tekan tombol Ctrl + V secara bersamaan untuk Paste ke Cell D₁₁. Berikut hasilnya:

Secara otomatis Excel mengubah Range data (sebelumnya C₂:C₁₀) menjadi D₂: D₁₀. Hal ini terjadi karena Range data menggunakan Relative Reference.

Tapi, jika Anda ingin menyalin rumus pada Cell C₁₁ ke Cell C₁₂ dan Cell D₁₁ ke Cell D₁₂, tentu Rumus akan berubah dan tidak sesuai dengan harapan.

Misalnya, Saya ingin menghitung jumlah angka yang kurang dari 10 pada range data tersebut. Hasilnya akan Saya tampilkan pada Cell C₁₂ dan D₁₂.

Coba ulangi Copy-Paste Cell C₁₁ dan D₁₁ seperti cara sebelumnya. Paste ke cell C₁₂ dan D₁₂. Tentu hasil perhitungan rumus / fungsi akan salah seperti gambar berikut:

Untuk mengatasi copy dan paste rumus pada kasus ini, Anda bisa menggunakan Absolute Cell Reference.

Saya merubah cell reference pada Cell C₁₁ menjadi =SUMIF(C$2:C$10,">10"). Kemudian Saya salin Cell C₁₁ ke Cell D₁₁, C₁₂ dan D₁₂. Hasilnya seperti berikut:

Penting! Pelajari Selengkapnya tentang Cell Reference Excel

Tapi, hasil pada Cell C₁₂ dan D₁₂ bukan jumlah Angka yang lebih kecil dari 10. Anda bisa mengubah operator perbandingan rumusnya. Untuk itu ikuti cara edit rumus / fungsi excel berikut:

Cara Edit Rumus Excel

Untuk mengubah rumus / fungsi bisa Anda lakukan pada Formula Bar atau pada Cell itu sendiri.

Note: Saran Saya lebih baik menggunakan Formula Bar aja biar lebih mudah.

Saya akan edit rumus pada Cell C₁₂. Perhatikan tahap-tahap berikut:

1. Klik Cell C₁₂ kemudian klik Formula Bar (seperti gambar)
2. Arahkan kursor kebagian yang ingin Anda ganti. Dalam contoh ini, Saya mengganti tanda lebih besar dari > menjadi tanda lebih kecil dari <.
3. Tekan Enter dan berikut hasilnya:

Sekarang coba Anda copy rumus ini ke Cell D₁₂ hasilnya udah pasti Cell C₁₂ dan D₁₂ menjumlahkan Angka yang lebih kecil dari 10 pada masing-masing range data.

Operator Rumus Prioritas

Ini dia bagian yang paling penting dalam rumus dan fungsi Excel dasar. Sama seperti konsep matematika, Excel lebih mendahulukan perhitungan perkalian, pembagian, pangkat, dari pada penjumlahan atau pengurangan.

Misalnya, Anda ingin menghitung cell A₂ + B₂ x C₂. Dalam matematika, tentu B₂ x C₂ dilakukan terlebih dahulu. Kemudian hasilnya dijumlahkan dengan Cell A₂. Terus pada Excel gimana ? Lihat penjelasan berikut:

Tanpa Tanda Kurung

Silahkan buka Sheet Prioritas pada Excel Online sebagai bahan belajar Anda saat ini. Kemudian lihat Cell D₂.

Saya mengetikkan Rumus =A2+B2*C2. Yang mana cell A₂ berisi 9, B₂ berisi 8, dan C₂ berisi 2. Kemudian Excel memberikan hasil 25 seperti gambar berikut:

Artinya, Excel mendahulukan perkalian (sama seperti matematika). Yaitu 9+8×2 = 9+16 = 25.

Jika Excel tidak mendahulukan perkalian, tentu hasilnya menjadi 34. Yaitu 9+8×2 = 17×2 = 34. Yang ini salah toh ?

Hal ini juga berlaku jika Anda menggunakan pembagian atau pangkat atau pengurangan. Namun akan beda ceritanya jika Anda menggunakan tanda kurung seperti berikut:

Menggunakan Tanda Kurung

Silahkan lihat Cell D₃. Saya mengetikkan Rumus =A3*(B3-C3). Yang mana cell A₃ berisi 4, B₃ berisi 8, dan C₃ berisi 5. Kemudian Excel memberikan hasil 12 seperti gambar berikut:

Anda bisa lihat, Excel mendahulukan perhitungan angka didalam kurung meskipun ada tanda kali diluar tanda kurung.

Sama seperti konsep matematika yaitu =A3*(B3-C3) atau 4x(8-5) = 4 x 3 = 12

Selanjutnya, coba Anda lihat Cell D₄ berisi Rumus =A4-(B4+C4) atau 10-(3+3). Sama seperti konsep matematika, Excel memberikan hasil 4. Yaitu 10-(3+3) = 10 – 6 = 4 seperti gambar berikut:

Lalu apa selanjutnya ?

Silahkan gunakan Pintasan Panduan berikut untuk mempelajari BAB Rumus VS Fungsi Excel. Atau kunjungi Pusat Panduan Excel M Jurnal untuk mempelajari Semua Tentang Microsoft Excel.