Panduan Data Validation Microsoft Excel Untuk Pemula

Data Validation (Validasi Data) Excel adalah sebuah fitur untuk membatasi pengisian data pada sebuah cell / range sesuai kebutuhan pengguna.

Fitur ini mampu membantu Anda mengurangi kesalahan pengisian data jika Anda ingin membatasi jenis pengisian data pada sebuah cell / range data.

Penting! Jika Anda belum tahu apa Range, Cell, Column dan Rows, silahkan kunjungi Panduan Range Excel M Jurnal.

Untuk apa sih kegunaan data validation ini ?

Misalnya, Saya ingin cell A₄ hanya bisa diisi dengan tanggal yang valid saja atau dengan angka / teks tertentu saja. Atau Saya ingin Cell A₄ menggunakan list dropdown. Nah, untuk tujuan seperti itu, mulailah pelajari Panduan Data Validation ini.

Manfaat Menggunakan Data Validation

Ada 5 manfaat utama yang bisa Anda dapatkan ketika menggunakan Data Validation pada Microsoft Excel seperti berikut:

1. Membatasi pengisian data pada sebuah cell / range data dengan teks / angka tertentu bahkan Anda juga bisa membatasi pengisian dengan rentang angka / tanggal ataupun waktu tertentu.
2. Membatasi pengisian data pada sebuah cell / range data dengan sebuah rumus (misalnya Rumus IF atau Rumus SUM dll)
3. Membuat Dropdown list untuk membatasi pengisian data pada cell / rentang tertentu.
4. Menampilkan pesan tentang instruksi cara pengisian data.
5. Menampilkan pesan error (kesalahan) jika pengguna memasukkan nilai yang salah

Dari kelima manfaat tersebut, tentu ada banyak manfaat lain yang bisa Anda dapatkan. Biar semakin paham, silahkan perhatikan beberapa contoh Data Validations Excel berikut:

Contoh Data Validation Excel

Berikut ini salah satu contoh data validations tipe Dropdown List:

1. Instruksi Pengisian, pesan instruksi pengisian ini bisa Anda ubah sesuai kebutuhan untuk memberikan petunjuk pengisian kepada pengguna.
2. Dropdown list, bagian ini merupakan salah satu tipe data validation. Dengan ini, Cell B₁ hanya bisa di isi dengan list nama buah yang tersedia pada dropdown list saja.

Jika seandainya pengguna memasukkan data yang salah, maka akan muncul pesan kesalahan seperti berikut:

Pesan kesalahan ini pun bisa Anda modifikasi sesuai kebutuhan. Dengan adanya pesan kesalahan yang tepat, pengguna yang salah mengisi data dapat mengetahui data apa yang bisa diisi pada cell tersebut.

Bahkan Anda juga bisa membuat data validation saling tersinkron seperti Dropdown list bertingkat berikut:

2 Contoh diatas hanya untuk 1 tipe saja yaitu Dropdown list. Anda bisa menggunakan data validation untuk tipe lainnya. Berikut Saya jelaskan jenis-jenis Data Validation Excel.

Tipe-Tipe Data Validation Excel

Sebetulnya Data Validation ini fitur yang mana sih ? Coba Anda kilk Tab Data, kemudian klik Data Validation. Akan muncul Window Data Validation seperti gambar berikut:

Note: Anda juga bisa membuka Window Data Validation menggunakan keyboard. Caranya tekan tombol Alt – A – V – V secara berurutan.

Saat ini ada 8 tipe data validation Excel yang cukup populer. Ke delapan tipe ini berguna untuk tujuan tertentu.

Misalnya, Anda tidak bisa menggunakan tipe Whole Number untuk membatasi pengisian data berdasarkan tanggal. Agar tidak salah menggunakan, mari kita pelajari kegunaan masing-masing tipe data validation tersebut:

#1 Any Value

Any Value berguna jika Anda tidak ingin membatasi isi Cell. Dengan tipe ini, pengguna bisa memasukkan data (angka / teks / karakter) apapun ke dalam cell.

Tidak ada pengaturan khusus untuk tipe Any Value. Namun Anda masih bisa menggunakan fitur instruksi pengisian.

Penting! Sebelum Anda lanjut ke tipe selanjutnya, pastikan Anda sudah tahu Aplikasi Microsoft Excel Anda menggunakan Format English atau Format Indonesia. Pelajari Panduan Mengubah Koma Menjadi Titik.

#2 Whole Number

Gunakan tipe Whole Number jika Anda ingin membatasi pengisian cell / range data dengan Angka bulat baik positif maupun negatif. Misalnya -3, -2, -1, 0, 1, 2, 3 dst..

Untuk tipe Whole Number, Anda bisa menggunakan 8 kriteria sebagai berikut:

1. Between, yaitu pengguna hanya bisa mengisi cell dengan angka bulat diantara nilai minimum dan maksimum.
2. Not Between, yaitu penguna tidak bisa mengisi cell dengan angka bulat antara nilai minimun dan maksimum.
3. Equal to, yaitu pengguna hanya bisa mengisi cell dengan angka bulat yang sama persis dengan kriteria ini.
4. Not Equal to, yaitu pengguna tidak bisa mengisi cell dengan angka bulat yang sama persis dengan kriteria ini.
5. Greater Than, yaitu pengguna hanya bisa mengisi cell dengan angka bulat yang lebih besar dari nilai minimum yang dapat ditentukan.
6. Less Than, yaitu pengguna hanya bisa mengisi cell dengan angka bulat yang lebih kecil dari nilai maksimum yang dapat ditentukan.
7. Greater Than or Equal to, yaitu pengguna hanya bisa mengisi cell dengan angka bulat yang lebih kecil dari atau sama dengan nilai minimum yang dapat ditentukan.
8. Less Than or Equal to, yaitu pengguna hanya bisa mengisi cell dengan angka bulat yang lebih kecil dari atau sama dengan nilai maksimum yang dapat ditentukan.

#3 Decimal

Tipe Decimal memiliki kesamaan dengan tipe Whole Number. Namun, untuk tipe Decimal lebih dikhususkan untuk validasi angka berupa bilangan desimal negatif maupun positif.

Sama seperti tipe Whole Number, tipe Decimal juga memiliki 8 kriteria yang bermakna sama yaitu Between, Not Between, Equal to, Not Equal to, Greater Than, Less Than, Greater Than or Equal to, dan Less Than or Equal to.

#4 List

Tipe List berguna jika Anda ingin membatasi pengisian data dengan list (daftar khusus).

Pada tipe list ini, Anda bisa membuat pengisian data khusus menggunakan dropdown list ataupun tidak.

Anda juga bisa menggunakan Rumus / Fungsi Excel seperti rumus IF dll untuk membuat list pengisian data.

#5 Date

Gunakan tipe Date jika Anda ingin membatasi pengisian data berdasarkan tanggal yang valid.

Sama seperti tipe Whole Number dan Decimal, tipe Date bisa Anda gunakan untuk memfilter data berdasarkan 8 kriteria (Between, Not Between, Equal to, Not Equal to, Greater Than, Less Than, Greater Than or Equal to, dan Less Than or Equal to.)

#6 Time

Jika tipe Date membatasi pengisian data berdasarkan tanggal, maka tipe time akan membatasi pengisian data berdasarkan waktu (jam, menit, dan detik).

Anda juga bisa menggunakan 8 kriteria pada tipe time ini.

Penting! Sebelum Anda mencoba lebih jauh, Saya sarankan Anda untuk memahami tentang Format Number Excel. Silahkan kunjungi BAB Format Cell Excel serta seluruh SUB-BAB nya.

#7 Text Lenght

Gunakan tipe Text Lenght jika Anda ingin membatasi peng-input-an data berdasarkan jumlah karakter.

Misalnya seperti gambar di atas, Saya ingin membatasi cell C₁ hanya bisa diisi dengan jumlah karakter minimum 5 dan maksimum 10.

Jika Saya ketik Rolan M@rd@n! pada Cell C₁, maka Excel akan memberikan pesan kesalahan seperti gambar berikut:

Kenapa ? Coba hitung jumlah karakter (termasuk spasi) dari kata Rolan M@rd@n!, ada 13 karakter.

Namun, jika Saya ketik Rolan M@rd, maka data tersebut valid karena jumlah karakter = 10 sesuai jumlah maksimum seperti gambar berikut:

Gimana, ubah paham belum ? Jika sudah, mari kita lanjut.

#8 Custom

Untuk tipe Custom ini, Anda bisa membuat data validation khusus dengan kriteria yang bisa Anda tentukan sendiri menggunakan Rumus / Fungsi Excel.

Tipe ini akan menghasilkan validasi data yang lebih kompleks. Pastikan Anda memahami Aturan Penulisan serta Makna setiap Fungsi / Rumus yang akan digunakan.

Lalu Apa Selanjutnya ?

Untuk Contoh serta Cara Menggunakan Data Validation Excel, Selengkapnya Saya bahas pada SUB-BAB selanjutnya. Silahkan gunakan Pintasan Panduan Data Validation Excel berikut. Atau Kunjungi Pusat Panduan Excel M Jurnal untuk mempelajari Semua Tentang Microsoft Excel.